Het Google Apps Dashboard biedt geen mogelijkheden om rechtstreeks (externe) gemeenschappelijke contacten te delen met de andere domeingebruikers behalve indien je met de API’s aan de slag gaat. Iets wat voor weinigen is weggelegd.

Natuurlijk vind je in de Google Marketplace oplossingen van derden. Dito Directory en Shared Groups zijn slechts enkele van de oplossingen die we de voorbije tijd bij klanten activeerden.

In het algemeen wordt het gebrek aan een gedeeld contactbeheer in Google Apps, zeker door ex-Microsoftgebruikers, als een ernstig gemis beschouwd.

Komt daar echter binnenkort verandering in?

Vorige week werd in de ‘Rapid Release’ van de Google Apps bekendgemaakt dat voortaan domeincontacten als een aparte groep onder Contacten verschijnen.

Is dit de voorbode om binnenkort gebruikers toe te laten op een makkelijke manier contacten te delen?

Hoe deel jij contacten in je organisatie?

Google Apps-gebruikers die de Android of iPhone Google Plus applicatie gebruiken zullen echter vreemd opkijken dat hun profiel die op de mobiele applicaties verschijnt, al hun emailaliassen vertoont.

Waarom?

Een vreemde samenloop van standaardinstellingen in Google Apps…

Stel je mijn verbazing voor als ik eerder toevallig mijn publieke Google Plus-profiel van mijn Google Apps-account bekeek op mijn Android telefoon en het onderstaande beeld te zien kreeg. Ondanks de mogelijkheden om je profiel quasi onzichtbaar te maken in Google Plus, lijkt het me in een zakelijke context handig dat gebruikers je telefoonnummer(s) en mailadres te zien krijgen.

Dat je meteen ook alle mailaliassen te zien krijgt, had ik niet helemaal verwacht.

Maar waarom?

Alle mogelijke instellingen aan de kant van de Google Plus-profielinstellingen wijzigen bleek geen oplossing te bieden. Tot een vreemde hersenkronkel me deed nadenken over de instellingen van het delen van contacten in Google Apps.

De systeembeheerder in Google Apps kan het Google Apps-domein zo inrichten dat contacten in de ‘algemene adressenlijst’ gedeeld, m.a.w. consulteerbaar, worden door de andere domeingebruikers. Vrij recentelijk werd aan deze functionaliteit een aantal opties extra voorzien voor het al dan niet tonen van aliasadressen.

Bij het activeren van het delen van contacten is de standaardinstelling het tonen van alle mailadressen, inclusief aliassen!

Het volstaat dus om de systeembeheerder te vragen de standaardinstellingen te wijzigen om niet langer alle aliassen te zien te krijgen op je publieke profiel.

Praktische tips, o.a. over het gebruik van Postvak Prioriteit, filters en plus adressering en nog meer krijg te horen in deze webinar-opname.

Noteer vast onze maandelijkse webinars iedere tweede dinsdag van de maand over Google Apps verwante onderwerpen.

Webinar gemist of herbekijken?
Ook dat kan op onze Youtube Channel.

Ja zeker! Het is bijna een dooddoener geworden bij de vragen gesteld door potentiële gebruikers: “Google Apps is prachtig, maar wat als ik geen internetverbinding heb?“.

Hoe offline mail mogelijk maken in de browser is wel vaak een probleem voor de gebruikers. Daarom, hoe offline Gmail of Google Mail configureren in 5 (min of meer eenvoudige) stappen.

Kies Chrome als browser
In het verleden ondersteunde Google een extra plug-in Gears genaamd waardoor je op verschillende besturingssystemen én met verschillende ondersteunde  browsers offline toegang mogelijk maakte. Google ondersteunt Gears echter niet meer vanaf december 2011.

Wil je offline mail gebruiken dan zal je wel eerst Chrome moeten installeren en je vriendelijke Google Apps-beheerder moeten vragen om de ondersteuning van offline mail toe te laten in de Google Apps Dashboard onder Settings > Email.

Klaar?

Stap 1: Zoek de offline Gmail applicatie in de Chrome Web Store.

‘Gmail’ als zoekterm invoeren in de Chrome Web Store toont je de applicatie die je nodig hebt. Je vindt de toegang tot de Chrome Web Store door in Chrome een nieuwe lege tab te openen.

Stap 2: Voeg de applicatie toe aan je browser.

Stap 3: Installeer de applicatie in je browser.

Even klikken op ‘Installeren’ en als alles goed gaat, is zonet het blauwe offline logo van Gmail toegevoegd in je browser.

Stap 4: Sta offline mail toe.

Stap 5: Internetverbinding verbreken en testen.

Verbreek je internetverbinding en open een nieuwe tab in Chrome. Selecteer het blauwe offline Gmail-logo. Als alles correct is verlopen, dan word je begroet door de offline-versie van de Gmail client.

Sommige gebruikers vinden deze interface handiger en mooier dan de online-versie.
Maar zoals de Fransen zeggen “les goûts et les couleurs, ça ne se discute pas”.

Gebruik jij offline Gmail en wanneer?

Niks is minder waar.

Google Plus binnen Google Apps biedt nieuwe mogelijkheden om beter samen te werken.

Daarom deze 3 redenen waarom je zeker als Google Apps-gebruiker beter Google Plus activeert.

Reden 1: Google Hangouts met Extra’s

Als Google Apps-gebruiker ben je wellicht vertrouwd met Google Talk. Eén-op-één audio-gesprekken of videobellen. Google Hangouts is Google Talk op steroïden. Je kan moeiteloos een videoconferentie opzetten met tot 10 deelnemers die over een Google Plus account beschikken.

Ronduit schitterend is bij de start van de Hangout de link ‘hangout met extra’s’ aan te klikken. Niet alleen kan je een videoconferentie houden, maar je ook schermen delen met elkaar, notities of tekeningen gelijktijdig door de deelnemers laten bijwerken.

Iets wat we een dagen geleden deden bij wijze van experiment. Een Hangout waarbij de deelnemers Google Apps-vragen aan de Apps-expert konden stellen en meteen ook zelf konden ervaren hoe onderlinge afstanden plots geen hinderpalen meer zijn om vlot te communiceren en samen te werken.

Met dank aan +Marc Decroos en +Kristof Depreitere…

Reden 2: Berichtenstroom delen met collega’s

Interesse om andere collega’s laten weten waarmee je bezig bent in het bedrijf?

De stromen in Google Plus maken dit makkelijk. Je kan zelfs berichten op een eenvoudige manier richten aan alle gebruikers van je Google Apps-domein. Als je overweegt Yammer te gebruiken, lees je best deze eerdere blogpost.

Reden 3: Up to date blijven met Google Sparks

Weliswaar is de benaming Sparks verdwenen in de interface, maar de functionaliteit is behouden: het bewaren van zoekopdrachten.

Google Sparks laat je toe om zoekwoorden in te geven en te zoeken op het web, in Google Plus posts of naar personen. Op die manier kan je concullega’s of (bedrijfsmatige) interesses blijven volgen in Google Plus.

Zelf heb ik o.a. Sparks aangemaakt met als zoekwoorden “Google Apps” en “Google Apps Script” om over deze onderwerpen op de hoogte te blijven.

Hoe gebruik jij Google Plus? Laat het ons weten.

Bepaalde diensten in de Vlaamse overheid, maar ook privé-bedrijven, gebruiken Yammer om interne berichtenstromen op te zetten over wie met wat bezig is. Vaak zijn ze zelf verbaasd over het succes van deze voor hen nieuwe vormen van bedrijfsinterne communicatie.

Is Google Apps met Google Plus nu een bedreiging voor Yammer?

Wellicht op (heel) korte termijn niet indien je enkel bedrijfsinterne berichtenstromen wil faciliteren.

Google Plus is vandaag steeds gekoppeld aan een publiek profiel.

Google Plus voor Google Apps biedt wel de mogelijkheid om berichten, foto’s, links en zelfs je locatie te delen met een cirkel die je in de particuliere Google Plus niet vindt: een cirkel met alle gebruikers van je Google Apps-domein.

Maar gezien de snelheid waarmee nieuwe functionaliteiten beschikbaar komen in Google Plus mogen we ons de komende maanden nog aan vele nieuwigheden specifiek voor Google Apps-gebruik verwachten.

Geef toe, waarom zou je enkel voor Yammer 4 euro per maand per gebruiker betalen als je voor minder de volledige Google Apps suite kan gebruiken?

Wat vind jij tekort in Google Plus binnen Google Apps vandaag?

De persoon die de toegang krijgt kan ‘namens’ jou je mails beantwoorden en archiveren.

In alle stilte werd deze functionaliteit door Google recentelijk uitgebreid met een extra optie.

Voortaan vind je onder ‘Instellingen > Accounts’ onder ‘Toegang verlenen’ een nieuwe optie om conversaties te markeren al dan niet als gelezen indien anderen ze hebben geopend.

Uit ervaring weet ik dat gebruikers dit weten te smaken. Zeker in internationaal gerichte bedrijven. Een van onze klanten gebruikt Google Apps in meer dan twaalf verschillende talen in hun bedrijf.

Maar is Google Apps functioneel ook identiek voor de verschillende talen?

Voor de Nederlandstalige gebruikers alvast niet.

Door mijn werkverleden gebruik ikzelf steeds software in het Engels. En ik ben wellicht één van de weinige Belgen die werkt met een QWERTY-toetsenbord, in plaats van met AZERTY. Makkelijker met cijfers en bepaalde symbolen zoals het Unix ‘pipe’ symbool die je doorgaans op AZERTY niet terugvindt.

Soms vergeet ik dan ook bij demo’s vooraf mijn taalversie van Google Apps aan te passen naar het Nederlands.

Een van de functionaliteiten die het zoeken in Google Mail echt sterker maakt is het automatisch aanvullen van de zoekparameters.

Tot mijn verstomming bleek dit niet te werken in het Nederlands, maar wel in het Engels. Een kleine speurtocht naar de oorzaak leerde me dat ‘automatisch aanvullen’ van het zoeken in het Engels een standaard functionaliteit is (geworden) en dat voor de Nederlandstalige versie de gebruiker de onderstaande Lab dient te activeren.

Heb jij weet van andere verschillen tussen taalversies? In het bijzonder tussen Engels, Nederlands of Frans?

Het is ook één van de meest gestelde vragen van gebruikers die voluit kiezen voor Google Apps: hoe kan ik één of meerdere documenten bewaard in Google Docs als bijlage verzenden?

Ons antwoord steevast: met veel moeite of met omwegen!
Een kleine opsomming van de mogelijkheden en een suggestie voor Google.

Eén of meerdere lokaal bewaarde bijlagen verzenden.
Een bestand die je lokaal staan hebt verzenden, kan op twee manieren: je selecteert het bestand of indien je een ‘moderne’ browser gebruikt, kan je het bestand slepen naar je mail. De schermafbeeldingen hieronder tonen hoe het kan.

Een document bewaard in Google Docs verzenden.
Om een document bewaard in Google Docs te verzenden moet je helaas Google Docs opstarten en het bedoelde document openen. Eén van de menukeuzes laat je toe om bijdragers te emailen of een kopie (in diverse bestandsformaten) als bijlage te verzenden, inclusief een bericht.

Een bijzonder vervelend kenmerk van een document op die manier verzenden is dat je nergens terugvindt aan wie je het verzond en wat je extra liet weten. Vink daarom steeds aan ‘Een kopie naar mezelf versturen’ aan. Op die manier kan je later toch in je mail via zoeken terugvinden wat je precies deed en wanneer!

Misschien moet Google even in de leer gaan bij Zoho, een concurrent met behoorlijk wat integratie richting Google Apps?

Als Zoho Mail-gebruiker kan ik perfect bij het opstellen van een bericht één of meerdere bijlagen oproepen uit de Google Docs-omgeving zonder omwegen.

Hoe gebruik jij Google Mail in combinatie met documenten?

Geen vuiltje aan de lucht zou je denken want privé Gmail-gebruikers kunnen vanaf $5 per jaar een uitbreiding aankopen voor Google Docs, Picasaweb en Gmail.

Google Apps gebruikers toch ook? Juist?

Mooi niet!

Bij de voorwaarden staat weliswaar aangegeven dat Google Apps-gebruikers ook extra ruimte kunnen bijkopen voor Google Docs, Picasaweb, maar… niet voor Google Mail.

Met andere woorden, waar de Gmail-gebruiker de aangekochte extra ruimte kan benutten voor zijn/haar mail, kan dit niet voor de Google Apps-gebruiker.

Op zijn zachtst gezegd, vrij vervelend.

Bestaan er dan geen oplossingen?
Ja. Gebruikers die als extra Google Message Discovery, de mailarchiefoplossing van Google, hebben aangekocht bij de opstart van hun Google Apps-domein kunnen hun mailbox opruimen. In GMD’s Message Center kunnen ze mails tot 10 jaar terug in de tijd opzoeken en eventueel opnieuw laten afleveren vanuit het archief.

Gebruikers die geen Google Message Discovery gebruiken, kunnen als workaround een tweede account aanmaken en hun oudere mails naar die account migreren zodat ze toch snel beschikbaar en doorzoekbaar blijven.

Niet netjes, maar toch een oplossing.

En jij? Ben jij al tegen de limiet van je mailbox gestoten? Welke oplossing heb jij bedacht?